3 Tantangan Utama Implementasi ISO 9001 Untuk UKM

implementasi iso 9001

3 Tantangan utama Implementasi ISO 9001 Untuk UKM

Menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) dalam UKM (Usaha Kecil Menengah) menggunakan persyaratan ISO 9001: 2015 dapat membawa banyak manfaat. Masalahnya adalah bahwa ada juga beberapa tantangan yang tidak mudah bagi UKM untuk diatasi karena mereka untuk bisnis yang lebih besar. Dalam artikel ini saya akan membahas tiga pertanyaan kunci yang perlu Anda pertimbangkan, dan beberapa ide tentang cara mengatasi tantangan-tantangan ini.

1) Berapa Banyak yang Anda dokumentasikan?

Ini mungkin tampak seperti pertanyaan yang mudah, tetapi sebenarnya tidak. Ini adalah pertanyaan tentang menyeimbangkan kompetensi karyawan dengan memiliki prosedur mendetail dan terdokumentasi. Memang benar bahwa ada beberapa informasi wajib yang perlu didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001: 2015. Persyaratan tersebut disisihkan, terserah Anda untuk memutuskan prosedur apa yang perlu didokumentasikan untuk SMM unik Anda. Pertanyaan utama untuk ditanyakan adalah, “Jika saya tidak mendokumentasikan prosedur ini, apakah saya bisa memiliki ketidaksesuaian?” Untuk UKM, ada beberapa hal ekstra untuk dipertimbangkan bahwa organisasi yang lebih besar tidak akan mengalami.

Apakah hanya 1 orang yang melakukan pekerjaan ini? – Jika demikian, yang terbaik adalah mendokumentasikan prosedurnya, meskipun cukup mudah untuk dilakukan oleh satu orang itu. Jika orang itu tidak tersedia dan Anda perlu melindunginya, maka prosedur yang terdokumentasi akan sangat berguna.Apakah prosedur ini sangat jarang digunakan? – Ada lebih banyak prosedur yang tidak secara rutin digunakan di UKM, daripada di bisnis besar. Dengan prosedur ini, yang terbaik adalah mendokumentasikannya sehingga Anda dapat memastikan konsistensi, bahkan jika prosedur hanya digunakan setahun sekali.

Apakah tingkat kompetensi diperlukan lebih penting? – Dengan beberapa proses, tingkat kompetensi yang dibutuhkan terlalu banyak untuk prosedur untuk menyampaikan. Lebih memfokuskan pada bagaimana Anda bisa mendapatkan karyawan untuk mendapatkan kompetensi ini lebih penting daripada menulis dokumen.Ingat, semakin sedikit Anda mendokumentasikan, semakin fleksibel dan responsif proses Anda terhadap peluang peningkatan, jadi cobalah untuk hanya mendokumentasikan apa yang masuk akal bagi Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang mendokumentasikan QMS Anda, lihat artikel ini: Memutuskan Prosedur Mana untuk Mendokumentasikan di SMM dan buku putih: Daftar Dokumentasi Wajib yang Diwajibkan oleh ISO 9001: 2015.

2) Bagaimana kita menangani layanan yang dialihdayakan?

Dengan UKM, cenderung ada lebih banyak layanan yang dialihdayakan daripada yang ditemukan di perusahaan besar. Hal ini sering dapat menimbulkan kesan bahwa perusahaan memiliki kontrol yang lebih sedikit terhadap bagaimana proses ini terjadi. Bagaimana Anda menunjukkan bahwa Anda memiliki kendali atas proses produksi dan layanan Anda jika tidak dilakukan di gedung Anda? Ini bisa menjadi perjuangan untuk UKM.

Trik untuk menunjukkan kontrol ini dalam UKM adalah dalam penggunaan banyak kendaraan kontrol yang berbeda. Persyaratan tingkat layanan yang terdokumentasi dengan baik, audit pihak kedua, metodologi pemantauan yang dipikirkan dengan baik dan kegiatan tindak lanjut untuk layanan yang di-outsourcing semuanya merupakan kontrol yang bagus untuk diterapkan. Faktanya adalah Anda memiliki cara untuk mengendalikan layanan yang dialihdayakan. Anda tidak bisa hanya berharap yang terbaik, jadi Anda perlu mengidentifikasi bagaimana Anda memiliki kontrol ini sehingga Anda dapat mendemonstrasikannya selama audit SMM Anda. Ini akan didokumentasikan dalam catatan yang Anda simpan untuk semua aktivitas kendaraan kontrol yang tercantum di atas.

3) Bagaimana Anda menangani audit internal yang sedang berlangsung? 

Salah satu metode utama untuk memastikan evaluasi kinerja proses Anda adalah proses audit internal yang sedang berjalan. Dengan menggunakan audit internal, Anda melihat setiap proses Anda secara berkala untuk melihat apa yang sebenarnya terjadi dengan proses tersebut. Melalui peninjauan catatan dan pertemuan dengan para peserta proses, Anda kemudian dapat membandingkannya dengan pengaturan proses yang direncanakan untuk memastikan bahwa peristiwa tersebut terjadi seperti yang diharapkan. Audit adalah keterampilan yang perlu dipelajari dan digunakan untuk memastikan itu berkelanjutan.

Di sinilah kekhawatiran datang untuk UKM; bagaimana kita memilih, melatih dan mempertahankan keterampilan auditor internal jika mereka tidak digunakan secara rutin? Untuk bisnis besar, menjaga departemen audit internal masuk akal, tetapi ini mungkin tidak berlaku untuk perusahaan yang lebih kecil. Karena ada perusahaan yang akan melakukan layanan ini untuk Anda, Anda harus bertanya pada diri sendiri: apakah lebih baik menyewa perusahaan eksternal untuk melakukan audit internal kami untuk kami? Jika Anda menyewa perusahaan eksternal, ingat ini adalah layanan yang dialihdayakan yang perlu Anda kendalikan seperti yang disebutkan di atas.

QMS seharusnya bermanfaat, bukan beban finansial. Satu hal yang perlu diingat ketika mengatasi tantangan ini adalah menerapkan persyaratan ISO 9001: 2015 dimaksudkan untuk menyediakan Anda dengan QMS yang akan menguntungkan perusahaan Anda dan membantu Anda fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dan meningkatkan proses Anda. Tujuannya bukan untuk menghabiskan banyak uang untuk sedikit keuntungan. Dengan itu dalam pikiran, desain SMM Anda untuk memberi Anda manfaat dari kegiatan perbaikan Anda, dan pada akhirnya memperoleh keuntungan keuangan yang Anda inginkan dari sistem manajemen mutu Anda.

Kami Qyusi Consulting merupakan Jasa Konsultan ISO 9001, Kami siap membantu Perusahaan atau Organisasi Anda dalam Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.