5 Langkah Manajemen Risiko Laboratorium Sesuai dengan ISO 17025:2017
Dengan diperkenalkannya revisi ISO / IEC 17025 2017, yang mencari keselarasan yang lebih besar dengan ISO 9001, laboratorium sekarang perlu menerapkan pemikiran berbasis risiko dalam kaitannya dengan kegiatan mereka. Ini dibahas dalam versi standar sebelumnya menggunakan tindakan pencegahan, tetapi pengenalan pemikiran berbasis risiko mengharuskan laboratorium untuk melihat secara formal dan strategis risiko dan peluang spesifik yang dihadapinya.
Karena ini adalah persyaratan baru dan standar tidak menentukan bagaimana hal itu harus dilakukan, banyak laboratorium mungkin tidak yakin tentang langkah-langkah yang harus diambil untuk mengidentifikasi, menilai dan mengobati risiko dan peluang. Artikel ini dimaksudkan untuk memberikan bantuan kepada laboratorium mengenai manajemen risiko ISO 17025.
Proses manajemen risiko laboratorium
Risiko dapat didefinisikan sebagai ketidakpastian laboratorium untuk memenuhi tujuannya, seperti kepuasan pelanggan. Namun demikian, ketidakpastian bisa negatif (risiko) atau positif (peluang). Pelajari tentang lima langkah dalam proses manajemen risiko laboratorium di bawah ini.
Langkah 1: Identifikasi risiko dan peluang
Proses manajemen risiko ISO / IEC 17025 harus dianggap sebagai upaya tim, yang terdiri dari manajemen, personel berkualitas dan staf teknis. Pada langkah ini, semua potensi masalah dan peluang yang dapat timbul dari kegiatan laboratorium harus dicantumkan. Metode berikut berguna pada tahap ini dan dapat digunakan secara individual atau dalam kombinasi:
Brainstorming. Ini memungkinkan pengumpulan pendapat tentang semua sumber risiko (internal dan eksternal). Karyawan dari berbagai jajaran harus berpartisipasi dalam brainstorming karena ini memastikan penilaian risiko yang paling lengkap dan realistis. Semua ide diterima dan tidak ada yang dibuang pada tahap proses ini.
Pendekatan proses. Ini mempertimbangkan pengaruh internal dan eksternal. Sumber dipertimbangkan dengan meninjau input dan output untuk proses / kegiatan, termasuk manajemen, metode, tenaga kerja, bahan, mesin dan lingkungan.
Skenario masa depan/analisis skenario. Ini melibatkan penciptaan berbagai skenario (skenario positif / kasus terbaik dan skenario negatif / kasus terburuk), yang membentuk dasar untuk pengembangan cara bertindak. Dasar untuk peramalan harus diperoleh data, seperti dari laporan audit atau dari umpan balik dan keluhan pelanggan. Sebagai contoh, peluang untuk memperluas pengujian dapat diidentifikasi menggunakan umpan balik pelanggan yang meminta pengujian tambahan.
Analisis SWOT (Kekuatan, Kelemahan, Peluang, Ancaman). Ini melihat faktor eksternal seperti kekuatan pasar dan posisi, serta faktor internal seperti layanan unik yang ditawarkan oleh laboratorium.
Langkah 2: Evaluasi risiko
Tergantung pada kompleksitas operasi Anda, Anda mungkin ingin melakukan penilaian kualitatif atau kuantitatif terhadap risiko dan peluang Anda. Untuk penilaian kualitatif, tim akan menetapkan nilai rendah, sedang atau tinggi untuk setiap risiko yang diidentifikasi. Tingkat risiko akan tergantung pada faktor-faktor seperti kemungkinan bahwa peristiwa tersebut akan terjadi dan tingkat keparahan konsekuensi dari peristiwa tersebut (misalnya, jika laboratorium mungkin terpengaruh secara finansial atau reputasinya mungkin terluka).
Untuk penilaian kuantitatif, tentukan seberapa penting setiap risiko atau peluang dengan menetapkan nilai probabilitas / kemungkinan terjadinya, dan tingkat keparahan terjadinya (yaitu ukuran dampak negatif atau positif). Ada 3×3 atau 5×5 matriks risiko yang dapat membantu dalam perhitungan dan penentuan tingkat risiko. Laboratorium akan menggunakan matriks terpisah untuk risiko dan peluang. Laboratorium dapat menetapkan skor antara 1 dan 3 untuk setiap faktor, yang, ketika dikalikan, akan menghasilkan nilai risiko antara 1 dan 9. Untuk laboratorium dengan operasi yang lebih kompleks, skor antara 1 dan 5 dapat ditetapkan untuk setiap faktor, menghasilkan nilai risiko antara 1 dan 25. Nilai risiko (atau peluang) yang dihasilkan diindikasikan sebagai rendah, sedang atau tinggi pada matriks.
Langkah 3: Beri peringkat risiko dan peluang
Pada tahap ini, semua pihak harus menyepakati peringkat risiko mana yang terbaik, untuk menentukan mana yang harus ditangani terlebih dahulu, kemudian kedua, dan seterusnya. Peringkat dapat didasarkan tidak hanya pada nilai risiko yang dihitung atau ditetapkan tetapi juga ketersediaan sumber daya dan biaya untuk mengatasi risiko.
Langkah 4: Tentukan tindakan yang akan diambil
Tim harus merekomendasikan dan memutuskan tindakan yang harus diambil untuk mengatasi risiko dan peluang yang diidentifikasi. Tindakan dapat berkisar dari mengambil langkah-langkah untuk mengurangi atau menghilangkan risiko untuk tidak melakukan apa-apa karena kemungkinan risiko terjadi sangat rendah. Tidak semua analisis risiko perlu menghasilkan tindakan pengurangan risiko. Tim dapat memilih untuk mengatasi masalah yang lebih mudah terlebih dahulu untuk mencoretnya dari daftar, tetapi masalah yang dapat mengakibatkan risiko kritis ke laboratorium tidak boleh ditempatkan di belakang kompor.
Dianjurkan untuk menugaskan orang (s) untuk bertanggung jawab atas tindakan dan jangka waktu bagi mereka untuk diselesaikan.
Langkah 5: Terapkan, pantau, dan tindak lanjuti
Tindakan yang dipilih kemudian harus diimplementasikan di dalam laboratorium. Manajemen laboratorium akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sumber daya disediakan, bahwa tindakan yang diusulkan diambil, dan bahwa mereka memiliki efek yang diinginkan.
Dokumentasi
Standar ini tidak mengharuskan proses manajemen risiko perlu didokumentasikan. Namun, untuk memastikan operasi yang konsisten, disarankan agar laboratorium mendokumentasikan proses dan menyimpan catatan sebagai bukti bahwa itu dilaksanakan. Prosedur ini dapat berupa diagram alir sederhana, sedangkan penilaian risiko aktual dapat didokumentasikan pada formulir yang mencantumkan setiap risiko atau peluang, konsekuensi potensial, tingkat risiko atau nilai risiko dan tindakan yang harus diambil. Tim harus menandatangani dan memberi tanggal pada formulir. ISO 31000: 2018 adalah sumber daya yang berguna yang memberikan panduan untuk manajemen risiko.
Jangan lupa untuk meninjau untuk perbaikan terus-menerus
Penting untuk dicatat bahwa manajemen risiko adalah proses berulang, dan bahwa daftar risiko dan peluang harus ditinjau secara berkala ketika kondisi dan sumber daya berubah di dalam laboratorium, atau di dalam industri atau negara tempat ia beroperasi. Di atas segalanya, analisis risiko dan peluang mempromosikan perbaikan berkelanjutan dan akan menguntungkan laboratorium dalam hal kualitas dan bahkan keuntungan.
Qyusi Global Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi ISO, SMK3 dan Kontraktor.
Selain itu Qyusi Global Indonesia juga bergerak dibidang Man Power Supply.
Dengan proses yang fleksibel, harga yang bersahabat dengan mengutamakan target dan kepuasan klien membuat Qyusi Global Indonesia sangat dipercaya dan banyak direkomendasikan dalam berbagai macam bisnis.
