Bagaimana mengelola kompetensi di laboratorium laboratorium sesuai dengan ISO 17025

Tujuan utama ISO 17025 adalah untuk memandu laboratorium agar kompeten – artinya mereka dapat menghasilkan hasil pengujian atau kalibrasi yang valid dan bekerja secara konsisten. Tantangannya adalah bagaimana mengelola kompetensi. Ini karena, dalam ISO 17025, istilah ini mengacu pada semua aspek kompetensi laboratorium, dan pendekatan khusus tidak ditentukan. Mungkin juga ada perbedaan dalam interpretasi dan terjemahan bahasa.
Artikel ini akan membantu dengan memberikan gambaran umum tentang apa yang diperlukan untuk mematuhi persyaratan ISO 17025 untuk kompetensi, dengan fokus pada kompetensi personel.

Cara mengelola kompetensi personel sesuai dengan ISO 17025:

1. Mendokumentasikan setiap kegiatan laboratorium utama.
2. Mendokumentasikan persyaratan kompetensi.
3. Dokumentasikan prosedurnya.
4. Tinjau janji temu personel.
5. Buat program pelatihan.
6. Buat catatan pelatihan.
7. Mengevaluasi dan menetapkan tingkat kompetensi.
8. Pantau kompetensi personel.

Apa artinya mengelola kompetensi di laboratorium?

Mari kita mulai dengan memahami apa itu kompetensi. Sebagai salah satu definisi inti dari standar Sistem Manajemen Mutu ISO, kompetensi adalah “kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan untuk mencapai hasil yang diinginkan” ISO 9000: 2015 Sistem manajemen mutu – Dasar-dasar dan kosa kata).
Memastikan kompetensi sangat penting untuk menerapkan dan mempertahankan kepatuhan terhadap persyaratan peraturan dan keselamatan ISO 17025.

Persyaratan umum kompetensi laboratorium pengujian dan kalibrasi

Laboratorium harus mengelola kompetensi internal dan eksternal. Kompetensi internal melibatkan keterampilan dan pengetahuan laboratorium. Di sisi lain, kompetensi eksternal adalah memastikan keterampilan penyedia layanan laboratorium.
Tabel di bawah ini mewakili persyaratan kompetensi internal dan eksternal laboratorium.

Internal competence (ISO 17025 clause 6.2)	External competence (ISO 17025 clause 6.6)
Knowledge and skills of laboratory personnel to: Perform customer-requested laboratory tests or calibrations Operate equipment Develop, change, verify, and validate methods Use suitable reference standards Analyze test or calibration results, including statements of conformity and interpretations Record, review, and authorize the release of results Perform internal audits	Knowledge and skills of external providers of products and services: Calibration laboratories performing calibrations for testing laboratories Reference material producers (RMPs) Proficiency and interlaboratory testing schemes providers General service providers (g., training providers’ qualifications)

 

Menggunakan tingkat kompetensi personil sebagai metodologi untuk mengelola kompetensi

Persyaratan ISO 17025 wajib untuk mengelola personel adalah beberapa yang paling preskriptif dalam standar. Ini karena orang adalah kontributor utama kompetensi keseluruhan laboratorium. Di laboratorium, Anda biasanya membutuhkan berbagai kompetensi. Ini membantu untuk menetapkan tingkat kompetensi dari tingkat dasar hingga ahli untuk setiap fungsi pekerjaan.

8 langkah untuk mengelola kompetensi personel

Pendekatan yang cocok untuk mengelola kompetensi personel didefinisikan dalam delapan langkah berikut:

Langkah 1: dokumentasikan setiap aktivitas laboratorium utama yang berkontribusi pada:

• Hasil yang valid secara teknis(misalnya, pengembangan metode, validasi, keterlacakan metrologi, kontrol kualitas, pengujian kecakapan),
• Operasi yang konsisten(misalnya, kegiatan proaktif dan pemantauan – pemeliharaan peralatan, penilaian risiko, audit internal), dan
• Mencapai kebijakan dan tujuan laboratorium lainnya(misalnya, keselamatan, pemasaran).

Langkah 2: Dokumentasikan persyaratan kompetensi untuk setiap fungsi yang tercantum pada langkah pertama. Sertakan tingkat kompetensi, pendidikan, kualifikasi, keterampilan, pengetahuan teknis, pelatihan, dan persyaratan pengalaman yang diperlukan. Meninjau dan merevisi deskripsi pekerjaan laboratorium. Sementara fokusnya sering pada kualifikasi khusus atau kemampuan teknis, penting juga untuk mempertimbangkan keterampilan umum dan lunak. Misalnya, auditor internal harus menjadi komunikator yang efektif, pendengar yang baik, dan pengamat.

Langkah 3: Dokumentasikan prosedur pemilihan personel, pelatihan, pengawasan, otorisasi, dan kompetensi pemantauan.

Langkah 4: Tinjau janji temu personel. Lihat deskripsi pekerjaan dan catatan personel (riwayat hidup terperinci, pelatihan, dan kompetensi) dan nilai kesesuaian personel yang ada. Bertemu dengan setiap orang dan mendiskusikan tanggung jawab, tugas, dan wewenang tertentu. Diskusikan kesenjangan, peluang untuk pengembangan, dan kebutuhan pelatihan.
Pertimbangkan untuk merekrut personel tambahan atau menugaskan personel yang ada untuk peran yang berbeda jika ada risiko yang tidak dapat diperbaiki melalui pelatihan.

Langkah 5: Buat program pelatihan untuk laboratorium. Karena pelatihan membutuhkan sumber daya dan pendanaan, rencanakan waktu untuk menganggarkan untuk tahun anggaran berikutnya. Catatan program pelatihan harus mencakup informasi yang sesuai seperti kegiatan, tanggal yang diusulkan, tujuan, nama pelatih, nama peserta pelatihan, dan daftar sumber daya yang dibutuhkan (misalnya, keuangan, tempat).

Langkah 6: Buat catatan pelatihan untuk setiap aktivitas. Sertakan kriteria untuk menganggap pelatihan berhasil (misalnya, lulus tes dengan >85%). Untuk setiap orang, tunjukkan apakah pelatihan itu berhasil. Jika tidak, tentukan tindakan yang akan diambil.

Langkah 7: Mengevaluasi dan menetapkan tingkat kompetensi. Tetapkan catatan kompetensi dan otorisasi untuk setiap orang. Sertakan informasi dari catatan pelatihan, ditambah rincian kompetensi seperti periode pemantauan dan catatan evaluasi. Kriteria kompetensi harus dikaitkan dengan perilaku atau kemampuan yang diharapkan dan hasil yang diharapkan untuk laboratorium.
Contoh kompetensi personel perilaku (non-teknis) adalah fokus klien. Di sini, salah satu kriteria kompetensi adalah kemampuan seseorang untuk memahami kebutuhan klien dan memberikan saran. Kompetensi yang ditunjukkan akan datang dari pengamatan dan umpan balik dari klien.
Contoh kompetensi teknis adalah pengujian dan pelaporan yang akurat. Kompetensi dapat ditunjukkan oleh partisipasi teknisi dalam skema uji profisiensi, di mana teknisi mencapai kinerja yang dapat diterima sebagaimana didefinisikan oleh penyedia dan / atau laboratorium.

Langkah 8: Pantau kompetensi personel untuk memastikan operasi dan peningkatan yang konsisten di laboratorium. Tetapkan tujuan untuk mempertahankan atau meningkatkan tingkat kompetensi untuk semua personel.
Kompetensi dapat dengan mudah dinilai selama dua kegiatan laboratorium yang ada:

• Audit internal, selama menyaksikan audit dan pengamatan personel.
• Tinjauan manajemen – meninjau risiko dan merencanakan pelatihan atau tindakan lain untuk mengurangi risiko; Misalnya, dengan mengotomatisasi sistem, Anda dapat mengurangi keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas.

 

Hadiah atas usaha Anda, sistem manajemen yang kuat

Dengan menyisihkan waktu untuk mengelola persyaratan kompetensi laboratorium Anda secara sistematis, Anda dapat yakin: seluruh sistem manajemen Anda akan mendapat manfaat dari lebih sedikit kejadian yang tidak sesuai. Dengan mengikuti delapan langkah ini, sistem manajemen akan lebih kuat, dan personel lebih yakin bahwa mereka dapat berkontribusi pada tujuan laboratorium.

 

Qyusi Global Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi ISO, SMK3 dan Kontraktor.

Selain itu Qyusi Global Indonesia juga bergerak dibidang Man Power Supply.

Dengan proses yang fleksibel, harga yang bersahabat dengan mengutamakan target dan kepuasan klien membuat Qyusi Global Indonesia sangat dipercaya dan banyak direkomendasikan dalam berbagai macam bisnis.

Hubungi Kami untuk info lebih lanjut