Cara Melakukan Tinjauan Manajemen dalam ISO 17025
Setelah laboratorium pengujian atau kalibrasi menerapkan ISO/IEC 17025:2017 sebagai bagian dari sistem manajemennya, laboratorium akan beralih ke fase pemeliharaan dan pemantauan. Ini bukan fase operasi yang tidak aktif, melainkan dinamis, di mana proses dipantau dan tren ditinjau. Selama fase operasional “langsung” ini, sekarang saatnya untuk meninjau sistem.
Langkah dalam mendokumentasikan tinjauan manajemen sesuai dengan ISO 17025:
- Dokumentasikan item tinjauan input wajib ISO / IEC 17025.
- Dokumentasikan pemilik proses.
- Buat daftar materi ulasan yang diperlukan.
- Catat catatan keluaran keputusan dan tindakan.
Artikel ini akan membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang apa arti tinjauan manajemen (MR), serta pentingnya dan nilainya. Ini akan memberikan beberapa panduan praktis tentang cara melakukan tinjauan manajemen dan bagaimana menyusun dokumen Anda untuk memenuhi persyaratan ISO 17025: 2017 klausul 8.9.
Apa itu tinjauan manajemen dalam ISO 17025?
Tinjauan manajemen bukanlah audit atau diskusi laporan balik. Ini bukan tentang melaporkan pengukuran, tetapi mengevaluasi sejauh mana sistem manajemen memenuhi fungsi dan tujuannya. Tinjauan manajemen adalah peluang perencanaan strategis. Tujuan dari tinjauan manajemen adalah untuk manajemen puncak dan personil yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan untuk secara sistematis mengevaluasi kinerja keseluruhan laboratorium dan Sistem Manajemen Mutu.
Mengapa penting untuk melakukan tinjauan manajemen?
Organisasi dan pemangku kepentingan (termasuk badan akreditasi) perlu diyakinkan akan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas sistem manajemen laboratorium yang berkelanjutan, bersama dengan kebijakan dan tujuan yang dinyatakan. Ketika kekurangan diidentifikasi melalui tinjauan manajemen, ketentuan dapat dibuat untuk perubahan yang diperlukan dan sumber daya yang diperlukan.
Efisiensi juga harus dievaluasi untuk memastikan penggunaan sumber daya yang dialokasikan dengan sebaik-baiknya. Oleh karena itu, ada empat parameter utama yang dipertimbangkan selama tinjauan manajemen di ISO/IEC 17025:
- Apakah proses dan operasi yang benar termasuk untuk memungkinkan/mendukung kegiatan laboratorium?
- Evaluasi apakah semua persyaratan kontraktual, organisasi, dan peraturan ISO 17025 wajib terpenuhi.
- Mengevaluasi sejauh mana sistem manajemen mampu mencapai tujuan menghasilkan hasil yang dimaksudkan atau diharapkan, yaitu, melakukan hal-hal yang benar.
- Evaluasi penggunaan sumber daya terbaik – hubungan antara hasil yang dicapai dan sumber daya yang digunakan, yaitu, melakukan hal-hal dengan benar.
Seberapa sering, bagaimana, dan kapan tinjauan manajemen harus dilakukan?
Untuk mengklarifikasi kesalahpahaman tentang tinjauan manajemen, perhatikan bahwa tinjauan tidak harus berupa pertemuan tahunan tunggal yang mencakup semua persyaratan. Tinjauan manajemen dapat dilakukan selama sejumlah pertemuan dengan agenda tertulis sebelumnya, di mana masukan parsial bahkan dapat dievaluasi melalui email atau platform kolaboratif lainnya di berbagai tingkat di dalam laboratorium. Tanggung jawab biasanya diberikan kepada manajer laboratorium teratas, yang akan melakukan tinjauan akhir dengan informasi dan kontribusi yang dikumpulkan. Ini dapat dilakukan dalam pertemuan peninjauan.
Untuk memenuhi maksud peninjauan, biasanya, setidaknya satu tinjauan terhadap seluruh sistem manajemen harus dilakukan setiap tahun. Output dari tinjauan ini adalah untuk menetapkan tujuan dan sasaran untuk periode yang akan datang, sehingga merupakan praktik yang baik untuk menyelaraskan periode peninjauan dengan tahun keuangan organisasi, sesi strategi perusahaan induk, dan penilaian akreditasi laboratorium. Masuk akal untuk menyelesaikan tinjauan tepat waktu untuk masukan anggaran. Proses atau program tahunan, seperti audit, pada gilirannya harus diselaraskan dengan periode MR, yang berarti bahwa program audit harus diselesaikan sebelum pertemuan MR.
Bagaimana Anda melakukan dan mendokumentasikan tinjauan manajemen dalam iso 17025?
Karena sasaran mutu tinjauan manajemen ISO 17025 adalah analisis dan evaluasi yang cermat terhadap sistem manajemen, Catatan Tinjauan Manajemen yang dirancang dengan baik harus digunakan sebagai dokumen inti kegiatan. Ini dapat digunakan untuk perencanaan, pencatatan input, dan pencatatan dan pemantauan kemajuan tindakan yang disepakati. Tidak ada persyaratan wajib untuk dokumen seperti agenda atau notulen, sehingga Catatan Peninjauan dapat digunakan untuk kedua tujuan tersebut.
Catatan ini digunakan untuk mendokumentasikan hal berikut:
- Item tinjauan input wajib ISO / IEC 17025: 2017, adalah:
- Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya;
- Hasil audit internal dan penilaian terbaru oleh badan eksternal;
- Perubahan masalah internal dan eksternal yang relevan dengan laboratorium;
- Perubahan volume dan jenis pekerjaan atau dalam berbagai kegiatan laboratorium;
- Jaminan validitas hasil;
- Hasil identifikasi risiko;
- Tindakan korektif;
- Keluhan, umpan balik pelanggan dan personel;
- Faktor relevan lainnya, seperti kegiatan pemantauan dan pelatihan;
- Kebijakan dan prosedur serta pemenuhan tujuan;
- Perbaikan yang diterapkan; dan
- Sumber daya.
- Pemilik proses: orang yang bertanggung jawab untuk memberikan data dan informasi untuk evaluasi, dan melaksanakan tindakan yang disepakati. Catatan: Sangat penting bahwa semua personel menyadari peran mereka – apa yang diperlukan dari mereka, dan kapan. Pemilik proses dan manajer departemen harus memahami masukan dan umpan balik seperti apa yang diperlukan dari mereka, untuk berkontribusi pada pertemuan peninjauan.
- Materi ulasan yang diperlukan: misalnya, prosedur risiko terbaru, daftar risiko, diagram lingkaran yang menggambarkan rincian persentase tingkat risiko (rendah, sedang, tinggi). Catatan: Data dan ringkasan tren yang dapat dideteksi harus disajikan dalam format visual untuk memberikan wawasan tentang tren. Presentasi PowerPoint dapat digunakan untuk menyajikan laporan, serta dasbor grafik dan bagan.
- Catatan keluaran keputusan dan tindakan, termasuk:
- Catatan tentang sejauh mana parameter tinjauan manajemen terpenuhi (kesesuaian, kecukupan, efektivitas, dan efisiensi item input).
- Setiap catatan perbaikan terkait dengan pemenuhan persyaratan.
- Setiap penyediaan sumber daya yang diperlukan.
- Setiap kebutuhan untuk perubahan.
Misalnya, untuk input “Hasil identifikasi risiko,” outputnya bisa sebagai berikut:
- Parameter terpenuhi: register mencakup semua persyaratan utama, personel terampil untuk melakukan penilaian risiko secara berkelanjutan, identifikasi risiko diintegrasikan ke dalam kegiatan lain seperti audit dan tindakan korektif.
- Personil laboratorium telah meningkat dalam mengidentifikasi risiko secara proaktif dan memperbarui register selama tindakan korektif.
- Tidak diperlukan sumber daya tambahan.
- Tidak perlu perubahan.
Pastikan bahwa tinjauan manajemen berhasil
Adalah penting bahwa semua personel diberitahu tentang hasil tinjauan manajemen, kesimpulan, dan tujuan kualitas baru. Informasi dan komunikasi bahkan dapat melalui email, selama personil memiliki akses ke catatan tinjauan manajemen terbaru, dan tindak lanjut sedang berlangsung dan terlibat melalui diskusi dan pertemuan.
Beberapa tips untuk tindak lanjut, pemantauan, dan tindakan penutupan yang efektif adalah:
- Pastikan bahwa individu memiliki tingkat dukungan, waktu, dan sumber daya yang diperlukan untuk memungkinkan tindakan diterapkan dengan benar.
- Dorong komunikasi mengenai masalah apa pun.
- Dorong saran dan umpan balik rutin selama pertemuan berkualitas.
- Mengintegrasikan proses, dan termasuk tindak lanjut dalam program audit.
Qyusi Global Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi ISO, SMK3 dan Kontraktor.
Selain itu Qyusi Global Indonesia juga bergerak dibidang Man Power Supply.
Dengan proses yang fleksibel, harga yang bersahabat dengan mengutamakan target dan kepuasan klien membuat Qyusi Global Indonesia sangat dipercaya dan banyak direkomendasikan dalam berbagai macam bisnis.
