Daftar Dokumen Wajib yang Dipersyaratkan oleh DIS/ ISO 45001

Rancangan isi dari ISO 45001 memberi kita beberapa wawasan tentang dokumen apa yang akan dibutuhkan oleh standar baru ini. Dibandingkan dengan OHSAS 18001 tidak banyak perubahan, namun persyaratan untuk dokumentasi lebih sederhana dan tidak menuntut (dokumen prosedure), mengikuti  standar ISO lainnya.

Tentu saja, standar tersebut tidak secara eksplisit menyebutkan dokumen dan catatan, namun menggunakan istilah “informasi terdokumentasi”.

Dokumen dan Catatan Wajib yang Dibutuhkan oleh DIS / ISO 45001

Berikut adalah dokumen yang perlu Anda buat jika Anda ingin mematuhi ISO 45001:

• Lingkup OH & SMS (pasal 4.3)
• Kebijakan OH & S (pasal 5.2)
• Peran dan tanggung jawab (pasal 5.3)
• Risiko K3 dan kesempatan OH & S (pasal 6.1.1)
• Proses yang diperlukan untuk mengatasi risiko dan peluang (pasal 6.1.1)
• Metodologi dan kriteria penilaian risiko K3 (pasal 6.1.2)
• Tujuan dan rencana OH & S (pasal 6.2.2)
• Komunikasi (pasal 7.4)
• Kontrol operasional (klausul 8.1.1)
• Kesiapan dan proses persalinan darurat (pasal 8.6)

Dan inilah Catatan wajibnya:

• Persyaratan hukum dan persyaratan yang berlaku (pasal 6.1.3)
• Catatan pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi (pasal 7.2)
• Hasil pemantauan dan pengukuran (pasal 9.1)
• Kalibrasi dan verifikasi peralatan pemantauan dan pengukuran (pasal 9.1)
• Evaluasi kewajiban kepatuhan (pasal 9.1.2)
• Program audit internal (pasal 9.2.2)
• Hasil audit internal (pasal 9.2.2)
• Hasil review manajemen (pasal 9.3)
• Insiden dan ketidaksesuaian (pasal 10.1)
• Hasil tindakan korektif (pasal 10.1)

Dokumen Tidak Wajib

Tidak ada sistem yang hanya menggunakan dokumen wajib. Ada banyak dokumen non-mandatory yang dapat digunakan untuk implementasi ISO 45001. Namun, saya menemukan dokumen-dokumen yang tidak wajib ini paling sering digunakan:

• Prosedur untuk menentukan konteks organisasi dan pihak yang berkepentingan (klausul 4.1 dan 4.2)
• Prosedur untuk identifikasi dan evaluasi risiko dan peluang sistem manajemen K3 (pasal 6.1.1 dan 6.1.2)
• Kompetensi, prosedur pelatihan dan penyadaran (klausul 7.2 dan 7.3)
• Prosedur untuk komunikasi (pasal 7.4)
• Prosedur untuk dokumen dan kontrol rekaman (ayat 7.5)
• Prosedur untuk audit internal (pasal 9.2)
• Prosedur untuk tinjauan manajemen (pasal 9.3)
• Prosedur untuk pengelolaan ketidaksesuaian dan tindakan korektif (pasal 10.2)

Kabar baiknya adalah bahwa standar tersebut masuk ke arah yang sama seperti ISO 9001 dan ISO 14001 mengenai pendekatan dokumen dan catatan, dan persyaratannya sama untuk persyaratan umum standar tersebut. Di sisi lain, ini mengesampingkan  beberapa persyaratan teoritis seperti di persyaratan OHSAS 18001, seperti mendokumentasikan Elemen OH & SMS & interaksinya. Dengan cara ini, standar menekankan demonstrasi efektivitas sistem manajemen OH & S daripada menulis prosedur teoretis yang belum tentu sama di setiap perusahaan dan belum tentu juga di terapkan secara efektif – efesien.

Qyusi Consulting merupakan salah satu Konsultan ISO di Indonesia, silahkan hubungi kami untuk lebih lanjut