Mencapai Perbaikan Berkelanjutan Melalui Penggunaan Model Kematangan
Seperti sistem manajemen ISO lainnya, ISO 27001 memiliki persyaratan untuk perbaikan berkelanjutan (klausul 10.2). Seperti itu karena tidak ada proses, tidak peduli seberapa baik mapan dan diimplementasikan, sesuai dengan standar ISO atau tidak, dapat mempertahankan tingkat kinerja yang tinggi tanpa terus melakukan penyesuaian untuk beradaptasi dengan perubahan skenario.
Oleh karena itu, mencapai perbaikan berkelanjutan berada di luar persyaratan standar; ini adalah pertanyaan kelangsungan hidup bisnis yang hanya dibuat jelas dan wajib oleh sistem manajemen ISO. Namun, bagaimana organisasi dapat mencapai peningkatan berkelanjutan? Klausul sistem manajemen ISO tentang masalah ini tidak jelas, jadi untuk membantu Anda dengan itu, saya akan berbicara sedikit tentang model kematangan.
Apa Itu Model Kematangan?
Model kematangan adalah kerangka kerja sistematis dengan tingkat terstruktur yang menggambarkan bagaimana aspek-aspek organisasi yang terdefinisi dengan baik dapat menghasilkan hasil yang andal dan berkelanjutan. Saya menyusun definisi luas ini karena pencarian internet dapat memberi Anda model kedewasaan tentang berbagai masalah: manajemen proyek, manajemen kualitas, pembelajaran, keamanan, dan, tentu saja, proses.
Di antara banyak model yang ada (misalnya, COBIT, CMMi, OPM3, SSE-CMM, dll.), Mari kita lihat model yang didefinisikan oleh ISO/IEC 15504 (lihat interpretasi grafis pada Gambar 2), standar ISO untuk model kematangan. Tingkat kedewasaannya adalah sebagai berikut:
0 – Tidak lengkap: Tidak ada proses yang dilaksanakan atau sedikit / tidak ada bukti pencapaian sistematis dari tujuan proses
1 – Dilakukan: Proses mencapai tujuan yang diharapkan
2 – Dikelola: Proses ini diimplementasikan dengan cara yang dikelola (direncanakan, dipantau, dan disesuaikan) dengan produk kerja yang ditetapkan, dikendalikan, dan dipelihara dengan tepat
Level-level ini sebagian besar terkait dengan proses tepat waktu dan pengetahuan individu yang diperlukan untuk membuat proses bekerja seperti yang diharapkan. Tingkat lainnya, yang lebih matang, adalah:
3 – Ditetapkan: Proses diimplementasikan menggunakan proses yang ditentukan (standar) yang mampu mencapai hasil yang diharapkan
4 – Dapat diprediksi: Proses beroperasi dalam batas yang ditentukan untuk mencapai hasil yang diharapkan
5 – Dioptimalkan: Proses ini terus ditingkatkan untuk memenuhi tujuan perusahaan saat ini dan yang diproyeksikan yang relevan
Tiga tingkat terakhir ini membutuhkan pandangan perusahaan dan pengetahuan perusahaan untuk membuat proses yang berbeda dari unit organisasi yang berbeda bekerja sama.
Jika Anda membandingkan level ini dengan ISO 27001, atau sistem manajemen ISO lainnya, Anda akan melihat bahwa mereka menetapkan persyaratan untuk level lima dari model kematangan. Namun, bagaimana dengan proses Anda sendiri – proses yang membuat bisnis Anda terjadi? Bagaimana Anda bisa membuat mereka mencapai level ini?
Menggunakan model kematangan untuk mendorong peningkatan proses Anda
Jika Anda memperhatikan deskripsi level, Anda akan melihat bahwa level atas dibangun di atas peningkatan kecil dari yang sebelumnya. Jadi, untuk meningkatkannya secara bertahap (sesuai dengan kapasitas sumber daya Anda atau tujuan yang ditentukan), Anda harus:
- Memastikan proses dapat mencapai tujuan yang diharapkan (misalnya: membuat kue, merakit peralatan);
- termasuk tugas manajemen (misalnya: mengidentifikasi apa yang harus Anda lakukan / kontrol untuk membuat kue / merakit peralatan sebelum menyelesaikan tugas);
- Pastikan bahwa semua orang yang bekerja dengan proses itu melakukan langkah/tugas yang sama (misalnya, untuk rasa yang sama semua orang menggunakan resep yang sama, dan untuk peralatan yang sama, semua orang menggunakan instruksi yang sama).
Langkah ini sangat penting karena Anda harus menyeimbangkan tingkat standardisasi dengan kebutuhan spesifik unit bisnis. Saya akan merekomendasikan aturan “definisikan global, terapkan lokal” di awal, di mana Anda hanya menstandarkan aspek umum dari proses dan membiarkan unit bisnis menentukan beberapa aspek spesifik sesuai dengan skenario lokal mereka. Seiring waktu, aspek yang lebih umum dapat menunjukkan diri dan ditambahkan ke model global; - Tentukan tingkat toleransi bawah dan atas di mana proses dapat bekerja. Tidak mencapai hasil yang diharapkan secara tepat tidak selalu merupakan hasil yang buruk, karena upaya untuk mencapai tingkat kesalahan yang rendah dapat mahal dan hasil aktual dapat diterima oleh klien; dan
- Manfaatkan hasil pemantauan dan informasi lainnya untuk secara proaktif mengerjakan penyesuaian, mencegah kerugian, dan memanfaatkan peluang.
Umumnya, proyek implementasi sistem manajemen gagal karena kurangnya dukungan manajemen atau persepsi yang tidak memadai tentang tingkat kematangan proses. Dengan asumsi suatu proses menjadi lebih atau kurang matang dari yang sebenarnya dapat menyebabkan kesalahan dalam sumber daya proyek / perencanaan jadwal dan meningkatkan tekanan antara tim proyek dan pengguna. Kasus yang paling umum adalah bahwa proses di dalam organisasi tidak pada tingkat yang sama, dan model kematangan dapat membantu Anda mengidentifikasi kesenjangan tersebut.
Kenali diri Anda sebelum beraksi
ISO 27001 ISMS adalah alat yang hebat untuk menambah nilai pada bisnis Anda, tetapi evaluasi tingkat kematangan proses organisasi Anda sangat penting untuk merencanakan implementasi, pendirian, operasi berkelanjutan, dan peningkatan keamanan informasi. Melakukan pekerjaan rumah ini sebelumnya dapat menghemat banyak waktu dan tenaga.
Qyusi Global Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi ISO, SMK3 dan Kontraktor.
Selain itu Qyusi Global Indonesia juga bergerak dibidang Man Power Supply.
Dengan proses yang fleksibel, harga yang bersahabat dengan mengutamakan target dan kepuasan klien membuat Qyusi Global Indonesia sangat dipercaya dan banyak direkomendasikan dalam berbagai macam bisnis.
