Cara Menentukan Isu Internal dan Eksternal

Dalam ISO 9001: 2015 ada klausul baru ialah klausul 4. 1 Memahami Organisasi serta Konteks Organisasi

Tujuan dari klausul ini yakni memahami konteks organisasi dengan memastikan isu internal serta isu eksternal yang berhubungan dengan tujuan dari organisasi.

Isu yang dimaksud bisa berbentuk isu yang bersifat positif maupun negatif. Isu internal serta isu eksternal ini diibaratkan semacam bola liar, yang jikalau mampu dikelola dengan baik akan dapat digunakan sebagai sesuatu tools buat memajukan organisasi.

Begitu pula kebalikannya, apabila isu ini tidak dapat dikelola dengan baik, akan jadi sesuatu penyebab mundurnya organisasi.

Lalu gimana metode supaya suatu organisasi bisa memastikan isu internal serta isu eksternal nya?

Dalam standar ISO tidak dijelaskan bagaimana cara untuk melakukannya. ISO membebaskan organisasi menentukan sendiri isu internal dan eksternal sesuai dengan metodenya masing-masing.

Dalam membantu klien, kami selaku konsultan ISO membantu menentukan isu internal dan eksternal organisasi menggunakan metode Analisis SWOT.

Metode SWOT merupakan singkatan dari Strenght Weakness Opportunity Threats

 

Strenght (analisa kekuatan), yakni menganalisa apa yang menjadi kekuatan atau kelebihan organisasi yang menjadi keunggulan bagi para kompetitor. Contohnya ketika kita mempunyai kelebihan terkait dengan pelayanan prima terhadap pelanggan, kecepatan dalam menangani keluhan pelanggan, hubungan yang kuat dengan pelanggan.

Weakness (analisa kelemahan), yakni menganalisa apa yang menjadi kelemahan organisasi saat ini. Kelemahan ini dapat menyebabkan terhambatnya kemajuan suatu perusahaan. Misalkan organisasi mempunyai kelemahan dari sisi teknologi, tekhnologi yang digunakan kalah unggul dengan kompetitor.

Opportunity (analisa peluang), yaknj menganalisa suatu peluang yang ada di luar organisasi. Contohnya, saat ini pemerintah sedang menggalakkan program infrastruktur. Bagi perusaahan konstruksi, hal ini merupakan suatu peluang bagus, karena akan dibukanya banyak tender terkait dengan pekerjaan mereka. Tinggal bagaimana suatu organisasi dapat menangkap peluang tersebut.

Threats (Ancaman), yakni menganalisa ancaman bagi perusahaan, ancaman ini apabila tidak segera diatasi dapat menyebabkan kemunduran bagi suatu organisasi. Sebagai contoh naiknya kurs dollar terhadap rupiah, regulasi dari pemerintah, serbuan tenaga kerja asing, dsb.

Manfaat dari hasil analisis SWOT ini adalah perusahaan atau organisasi dapat mempertahankan atau meningkatkan kelebihan mereka untuk menangkap peluang yang ada, melakukan perbaikan terhadap kelemahan dan kekurangan organisasi untuk menghindari ancaman dan resiko yang ada. Hasil analisa SWOT ini juga yang dapat dijadikan dasar dalam menentukan isu internal dan isu eksternal suatu organisasi, karena kurang lebih sifatnya sama.

Berikut ini contoh hasil identifikasi isu internal dan isu eksternal organisasi:

1. Isu Internal : Kompetensi karyawan

# Pengaruh isu
• Terhadap tujuan perusahan : Dapat mendukung tercapainya Visi-Misi Perusahaan
• Terhadap pelanggan : Menghasilkan pekerjaan yang baik dan sesuai dengan persyaratan pelanggan
# Tindakan Antisipasi
• Memetakan kompetensi SDM
• Memberikan pelatihan-pelatihan
• Melakukan evaluasi kinerja SDM

2. Isu Internal : Kedisiplinan Karyawan

# Pengaruh isu
• Terhadap tujuan perusahan : Mendorong gairah atau semangat kerja untuk terwujudnya tujuan Perusahaan
• Terhadap pelanggan : Meningkatkan moral kerja karyawan sehingga kepercayaan pelanggan meningat
# Tindakan Antisipasi
• Penetapan peraturan dan kebijakan Perusahaan
• Pengawasan terhadap karyawan
• Penetapan punish & reward yang adil

3. Isu Eksternal : Tingkat Kepuasan Pelanggan

# Pengaruh isu
• Terhadap tujuan perusahan : Dapat mendukung tercapainya Visi-Misi Perusahaan
• Terhadap pelanggan : Meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan
# Tindakan Antisipasi
• Melakukan pengawasan pekerjaan
• Fast response terhadap permintaan pelanggan
• Melakukan survey kepuasan pelanggan

4. Isu Eksternal : Kompetisi Pasar

# Pengaruh isu• Terhadap tujuan perusahan : Mendorong perusahaan lebih inovatif dan kreatif untuk bersaing dalam rangka mewujudkan tujuan perusahaan
• Terhadap pelanggan : Memberikan pelanggan alternatif pilihan untuk mendapatkan jasa yang lebih kompetitif
# Tindakan Antisipasi
• Identifikasi kebutuhan pelanggan
• Melakukan inovasi layanan
• Melakukan efisiensi keja

 

Qyusi Global Indonesia Merupakan perusahaan yang bergerak dibidang konsultasi ISO, SMK3, Selain itu qyusi global indonesia juga bergerak dibindang Man Power Supply