Bagaimana Mengikuti Perubahan Dalam Standar Industri

Semakin banyak dunia bisnis yang beralih ke dunia maya, dan dengan itu muncul tantangan baru yang mesti kita hadapi untuk memastikan bahwa standar kualitas yang sama terpenuhi, bahwa karyawan memiliki sistem virtual untuk diikuti dan bahwa informasi kita tetap aman. Hingga saat ini, Organisasi Internasional untuk Standarisasi (ISO) sudah mengembangkan lebih dari 22.000 standar internasional yang mencakup berbagai industri dan topik.

Ketika dunia bisnis berubah, begitu juga industri standar, dan memperhatikan perubahan tersebut dapat membantu perusahaan Anda berhasil. Misalnya, karena semakin banyak perusahaan yang menggunakan operasi virtual, kami melihat peningkatan perusahaan yang mengikuti ISO 27001, standar keamanan informasi. Ini peningkatan yang tidak biasa namun sebenarnya tidak terlalu mengejutkan jika Anda mempertimbangkan gambaran besarnya.

Keamanan informasi ialah kuncinya, sekarang lebih dari sebelumnya, dan sangat penting untuk memastikan bahwa segala sesuatu mulai dari file bersama hingga laptop yang digunakan karyawan individu dilindungi dari peretas. Meluangkan waktu untuk memenuhi standar ISO 27001 memastikan bahwa data Anda aman dan akses ke data tersebut dibatasi. Banyak perusahaan menemukan bahwa klien dan pemasok mereka sekarang menuntut kepatuhan tersebut bahkan sebelum mereka melakukan bisnis.

Tetapi memenuhi standar ISO hanyalah langkah pertama, setelah Anda melakukannya, penting untuk memastikan kepatuhan berkelanjutan.

Ini mungkin terdengar jelas, namun beberapa perusahaan melalui semua langkah yang diperlukan untuk menjadi sesuai dengan ISO dan kemudian tidak repot-repot mengikuti prosedur dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang diperlukan oleh sertifikasi standar. Saya pernah memiliki klien yang mengatakan, “Hei, buat sistem untuk saya”, lalu tempelkan rencana itu di laci dan hanya di lihat ketika tiba waktunya untuk audit tahunan mereka. Bicara tentang kontraproduktif.

Seringkali, perusahaan dan prosesnya dibangun dari waktu ke waktu, jadi tidak ada metode konkret dan formal mengenai bagaimana sesuatu (dan seharusnya) dilakukan. Karyawan baru dilatih oleh rekan kerja atau supervisor mereka dengan cara yang selalu mereka lakukan yang belum tentu paling efektif. Di sinilah celah masuk dan dapat menyebabkan inefisiensi dan produk yang tidak sesuai.

Sistem manajemen ISO harus menjadi bagian bisnis yang hidup dan bernafas. Setelah Anda menerapkannya dan merangkul penggunaannya, akan mudah menjadikannya sebagai bagian dari budaya sehari-hari perusahaan Anda. Tapi sebelum itu dapat terjadi, itu harus menjadi sistem yang berarti yang disesuaikan dengan operasi Anda, bukan beberapa dokumen boilerplate yang Anda coba masukkan.

Mulailah membuat kepatuhan ISO dengan menelusuri setiap proses dan mengamati serta mendokumentasikan secara cermat apa yang Anda lihat. Apa kekuatan Anda? Dimana ada celah? Mungkin Anda selalu melakukannya seperti itu, tetapi apakah itu benar-benar cara terbaik? Membuat peta proses ini akan membantu memformalkan pendekatan sistematis untuk hasil yang dapat diulang dan dapat diandalkan. Anda harus tahu di mana Anda akan sampai ke tempat yang Anda inginkan.

Setiap standar ISO menjalani proses peninjauan setiap lima tahun yang biasanya menghasilkan standar baru yang dikeluarkan dalam tiga hingga lima tahun berikutnya. Ini sering kali merupakan perubahan yang cukup signifikan yang telah dibuat agar relevan dengan dunia saat ini dan memenuhi praktik terbaik terbaru.

Bersikaplah proaktif dengan sistem ISO Anda dengan meninjaunya secara teratur untuk memastikan bahwa Anda terus meningkat. Ini mungkin pekerjaan manajer kualitas atau lingkungan Anda, atau jika Anda adalah perusahaan yang lebih kecil, ini mungkin jatuh ke tangan presiden, manajer pabrik, atau administrator sumber daya manusia.

Saya sering terkejut dengan klien baru yang merasa kewalahan dan mengatakan hal-hal seperti, “Wah, banyak sekali dokumennya,” saat kami memulai proses ISO. Ya, ini banyak pekerjaan di muka, tetapi ini adalah proses satu kali yang hanya akan meningkatkan operasi Anda. Perusahaan yang berpikiran maju dengan cepat menyadari bahwa meskipun ada banyak dokumentasi yang diperlukan di awal, setelah ditetapkan, itu sudah siap.

Dari apa yang saya lihat, sekitar setengah dari perusahaan menyewa konsultan untuk memandu mereka melalui kepatuhan ISO. Jika Anda memilih untuk melakukannya sendiri, pastikan untuk melakukan penelitian Anda sebelum melakukan suatu proses. Ini adalah komitmen, tetapi jika dilakukan dengan benar, manfaat kepatuhan ISO jauh lebih besar daripada tantangannya.

Ketika semuanya mengalir melalui proses dan prosedur yang sama, relatif mudah bagi setiap orang untuk mengikutinya. Semakin terkontrol prosesnya, semakin sedikit ruang untuk kesalahan, dan semakin mudah untuk mengidentifikasi kekurangan yang mempengaruhi kualitas.

Setelah Anda disertifikasi dalam satu standar ISO, relatif mudah untuk beradaptasi dengan yang lain karena semuanya mengikuti struktur yang sama dan memiliki persyaratan inti yang sama termasuk tujuan, sumber daya, prosedur, evaluasi risiko, tindakan korektif, audit internal, dan tinjauan manajemen.

Terlepas dari Covid-19, semakin banyak perusahaan yang mengharuskan pemasok mereka mematuhi ISO. Menjadi lebih umum bagi perusahaan untuk melampaui ISO 9001, standar utama untuk manajemen kualitas di bidang manufaktur, dan menjadi bersertifikat dalam standar khusus industri tambahan seperti ISO 13485 untuk perangkat medis dan ISO 45001 untuk kesehatan dan keselamatan kerja. Banyak perusahaan menjadi lebih sadar akan perubahan iklim dan kelestarian lingkungan dan meminta vendor mereka untuk mematuhi ISO 14001 untuk sistem manajemen lingkungan.

Qyusi Consulting | Konsultan ISO, Pelatihan ISO, Sertifikasi ISO | Konsultan SMK3, Sertifikasi SMK3 | Dokumen ISO, CSMS dan SOP. Siap Membantu perusahaan Anda dengan Proses Fleksible menyesuaikan kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda