Bagaimanakah Nasib Masa Depan Manual Mutu ISO di Versi 2015 ?

Manual Mutu tidak akan lagi menjadi dokumen wajib, sesuai dengan standar ISO 9001:2015 yang tersedia. Bagaimana itu bisa terjadi ? Manual Mutu adalah salah satu dokumen pertama yang diminta oleh lembaga sertifikasi sebelum mereka melakukan audit sertifikasi. Bagaimana menjadi tiba-tiba kehilangan tujuan dan kepentingannya ?

Sisi Gelap Manual Mutu

Kebanyakan Manual Mutu berhasil secara formal memenuhi persyaratan standar ISO , namun kehilangan poin inti dari dokumen tersebut. Hasilnya adalah salah satu dokumen paling mendasar dari standar Sistem Manajemen yang tidak ada yang membacanya – kecuali beberapa auditor sertifikasi.

kami sering masuk ke Manual Mutu dengan tebal halaman 20+ (kadang-kadang bahkan 50+), dan kami mulai bertanya-tanya apakah harus disebut “sistem manajemen mutu”, atau “sistem manajemen kuantitas”, juga “sistem manajemen lingkungan” serta seri keluarga ISO lainnya. Ada terlalu banyak informasi yang digandakan atau tidak perlu , Dan begitu banyak detail sehingga akhirnya sangat miris merasa kasihan pada pepohonan yang ditebang untuk membuat kertas, hanya untuk tumpukan informasi yang tidak perlu ini. ( It’snot paperless )

Memiliki Manual-Mutu, menurut kami, bukanlah ide yang buruk. Ini adalah dokumen di mana organisasi dan perusahaan menyajikan dirinya sendiri, sistem manajemen, dan bahkan cara berpikir dan pendekatannya terhadap manajemen mutu, lingkungan HSE, dll. Praktik umum adalah untuk (selain persyaratan dari butir 4.2.2) mencakup beberapa persyaratan dari klausul 4.1 dan beberapa persyaratan lain yang lebih mudah untuk di dokumentasikan melalui Manual Mutu.

Manual Mutu yang jernih, singkat, dan jelas memberi kesan sebuah organisasi dan perusahaan yang mengetahui apa yang dilakukannya – sebuah organisasi yang benar-benar mengelola sistem manajemen nya. Manual Mutu yang baik memudahkan pekerjaan auditor, dan memberinya kesempatan untuk mengaudit sistem dengan lebih baik – dan, dengan pengamatannya, benar-benar berkontribusi terhadap perbaikan sistem. Dan yang lebih penting, Manual Mutu seperti itu berguna bagi perwakilan manajemen dan pemilik proses karena memberikan wawasan keseluruhan tentang sistem manajemennya.

Perusahaan besar sering meminta pemasok mereka untuk memiliki sistem manajemenberstandar, dan mereka mungkin menuntut untuk melihat Manual Mutu selama pemilihan pemasok. Kesan apa yang diberikan Manual Mutu tentang perusahaan Anda ? Manual Mutu yang besar mengatakan bahwa Anda lebih suka menghabiskan sumber daya daripada menerapkan pendekatan kreatif.

Menulis Quality Manual yang baik tidaklah terlalu sulit: menentukan ruang lingkup SMM Anda, mencantumkan pengecualian, dan pembenaran, menggambarkan interaksi antara proses Anda (sebaiknya melalui flowchart proses), dan mencantumkan semua prosedur SMM yang Anda gunakan

Ada ataupun Tiada

Dengan atau tanpa Manual Mutu, organisasi masih memerlukan beberapa dokumen Sistem Manajemen secara keseluruhan. Masih akan ada kebutuhan untuk mengirim dokumen ke lembaga sertifikasi yang akan menjelaskan sistem Anda, dan juga mengirimkannya ke klien besar. Meskipun tidak lagi diwajibkan, semua persyaratan dari Manual Mutu, kecuali 4.2.2 b), tetap berada dalam versi standar yang baru. Ruang lingkup Sistem Manajemen dan interaksi antar proses masih perlu didefinisikan. Persyaratan ini bahkan lebih rinci lagi dalam versi yang baru, dan mereka masih harus dalam beberapa bentuk informasi terdokumentasi.

Versi baru dari standar di versi 2015 ini memiliki beberapa persyaratan baru yang perlu dipenuhi sebagai informasi terdokumentasi, yang dapat dengan mudah disertakan dalam Manual Mutu – misalnya, konteks organisasi.

Ide yang Sama, Berbeda Bentuknya

Dokumen non-mandatory baru ini (apapun yang kami sebut) yang akan menggantikan Manual Mutu akan berisi semua persyaratan yang tersisa dari klausul 4.2.2, dan  akan di tambahkan yang baru.

Dokumen baru ini harus memberikan informasi berikut tentang organisasi:

• Kami adalah perusahaan XYZ;
• Kami memproduksi ini dan menyediakan layanan ini;
• Kami menerapkan sistem manajemen mutu untuk proses-proses ini;
• Kami tidak menerapkan klausul standar ini untuk alasan ini;
• Inilah proses dan interaksinya;
• Dan, ini adalah konteks internal dan eksternal tempat kita beroperasi.

Hal ini dapat dianggap sebagai penyederhanaan yang berlebihan, dan tentu saja semua informasi ini tidak dapat ditempatkan hanya dalam satu paragraf, namun dokumen ini akan masuk akal dan akan memenuhi sebagian besar persyaratan dari pasal 4 dari versi standar yang baru. Selain itu, misi dan visi organisasi dapat ditambahkan, dan dokumen ini dapat secara efektif menjadi brosur yang akan mengenalkan perusahaan Anda kepada klien masa depan.

Versi baru dari standar ini bukanlah budak formalitas (apakah ini hal yang baik? Hanya waktu yang akan memberi tahu …) dan akan memerlukan pendekatan yang lebih kreatif untuk memaksimalkan kebutuhan masing-masing, menyesuaikan kebutuhan organisasi dan bukan menumpuk Dokumen yang tidak berguna.

Anda Butuh Jasa Konsultan ISO (Series) atau Perusahaan dan Organisasi Anda mau Sertifikasi ISO ? Silahkan Hubungi Kami Qyusi Consulting