Ditjen Hortikultura Segera Terapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

Direktorat Jenderal (Ditjen) Hortikultura Kementerian Pertanian (Kementan) siap menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 guna meningkatkan pelayanan publik, khususnya menyangkut pendaftaran varietas, pemasukan ataupun pengeluaran benih, dan rekomendasi impor, sekaligus mengoptimalkan realisasi kebijakan dan mengakselerasi sektor pertanian.

Langkah itu, terang Sekretaris Ditjen Hortikultura, Retno Sri Hartati Mulyandari, sesuai arahan Menteri Syahrul Yasin Limpo yang menginginkan Kementan meningkatkan pelayanan publik agar sektor pertanian terus bertumbuh. Dengan begitu, kembali menjadi penopang pembangunan perekonomian nasional.

“Apalagi dalam situasi pandemi saat ini, di mana perekonomian dunia memburuk, termasuk Indonesia. Namun, kebutuhan pangan tetap harus terpenuhi. Sehingga, perlu akselerasi agar realisasi kebijakan dirasakan manfaatnya tanpa mengabaikan prosedur dan ketentuan,” kata dia saat memberikan sambutan dalam sosialisasi “Sistem Manajemen Mutu (ISO) Lingkup Ditjen Hortikultura” di Kota Depok, Jawa Barat, Kamis (8/10/2020).

Kepala Seksi Fasilitasi Industri dan Organisasi Publik Badan Standardisasi Nasional (BSN), Tegar Ega Pragita, memaparkan, instrumen penilaian kinerja unit pelayanan publik sesuai ISO 9001 diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan RB) Nomor 38 Tahun 2012. Detailnya, visi, misi, dan motto pelayanan dengan bobot 5%; standar pelayanan dan maklumat pelayanan (25%); sistem, mekanisme, dan prosedur (10%), sumber daya manusia (17%); sarana prasarana pelayanan (8%); penanganan pengaduan (10%); indeks kepuasan masyarakat (10%); informasi pelayanan publik (7%); serta produktivitas dalam pencapaian target pelayanan (8%).

Dalam pelaksanaannya, pelayanan harus bermutu demi kepuasan pelanggan, baik dari internal maupun eksternal. “Karena itu, kita harus mengerti kebutuhan pelanggan saat ini dan yang akan datang, memenuhi persyaratan pelanggan, dan berupaya melebihi ekspektasi pelanggan,” jelas dia.

Di sisi lain, masyarakat berharap pelayanan publik mencakup 10 hal, seperti penampilan fisik, keandalan, daya tanggap, kompetensi, kesopanan, kredibilitas, keamanan, akses, komunikasi, dan memiliki pemahaman terhadap pelanggan.

Oleh karena itu, Tegar mendorong pemimpin instansi harus menetapkan visi misi, menyusun kebijakan dan tujuan, serta menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang memungkinkan keterlibatan setiap orang untuk mencapai tujuan organisasi.

“Anggota di setiap tingkatan penting bagi organisasi karena mereka aset. Maka, harus dilibatkan secara penuh agar kemampuannya dikeluarkan maksimal untuk kepentingan organisasi,” tegasnya.

Menurutnya, pendekatan pelayanan publik harus berbasis pada proses lantaran mendorong terwujudnya hasil yang diharapkan dengan lebih efisien. Selain itu, harus fokus pada peningkatan yang berkelanjutan secara berkesinambungan dengan memperbaiki sistem yang ada.

Selanjutnya, keputusan yang hendak dibuat sebaiknya berdasarkan fakta dari hasil pengumpulan serta analisis data dan informasi. Kemudian, mengelola hubungan baik dengan pihak lain yang relevan demi meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah.

“Pemikiran juga harus berbasis risiko karena organisasi yang baik harus menetapkan risiko dan peluang sebagai dasar meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu, merencanakan dan menerapkan tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang, integrasi prosedur kerja sehingga kebijakannya dapat mengatasi risiko, dan akan mencapai hasil lebih baik dan mencegah dampak negatifnya,” urai Tegar.

Karenanya, praktik penerapan ISO 9001:2015 harus menggunakan pendekatan PDCA atau Plan (rencana), Do (melakukan), Check (periksa), dan Act (aksi). Plan mencakup visi misi dan sasaran yang hendak dicapai. analisis risiko, serta langkah yang diambil.

Berikutnya, Do berkutat pada pelaksanaan sesuai rencana, sosialisasi ke seluruh personel, serta pembagian tugas dan wewenang. Check meliputi pengawasan kegiatan dan hasil, kesesuaian hasil dengan rencana, dan memantau tren hasil. Adapun Act mencakup perbaikan atau penyempurnaan dan upaya pencegahan ke depannya.

Pernyataan senada disampaikan ahli standardisasi bidang pertanian, Sri Sulasmi. Dirinya menguraikan, ISO 9000 mensyaratkan mutu ditetapkan dan dikomunikasikan, personel yang terlibat terlatih dan memiliki prosedur sebagai acuan, proses produksi ditetapkan dan dikendalikan, memiliki target, sistem manajemen dipantau melalui audit internal, memiliki program tindakan koreksi dan pencegahan guna peningkatan berkelanjutan, serta menjaga catatan dan bukti objektif pemenuhan persyaratan standar.

“Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 sangat bermanfaat bagi organisasi karena memberikan jaminan produknya bermutu secara konsisten dan sesuai persyaratan-persyaratan internasional, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta sebagai market tool dan internal improvement,” terangnya.

Adapun Kepala Pusat Perlindungan Varietas Tanaman dan Perizinan Pertanian (PVTPP) Kementan, Erizal Jamal, menerangkan, pihaknya bertugas melakukan pengelolaan perlindungan varietas tanaman serta pelayanan perizinan dan rekomendasi teknis pertanian. Sejauh ini memiliki puluhan jenis layanan, dari perlindungan, pendaftaran varietas, hingga perizinan.

“Kami telah melakukan transformasi dalam pelayanan publik melalui Padu Satu (Pelayanan Terpadu Satu Pintu). Kebijakan ini telah dijalankan sejak Mei 2018,” ujarnya.

Sebelumnya, ungkap dia, Kementan menerapkan Sistem Informasi Manajemen Pelayanan Perizinan Pertanian (SIM PPP) dan pemohon diwajibkan mendatangi loket untuk menunjukkan dokumen asli. Sedangkan kini melalui Sistem Perizinan Pertanian Elektronik (Simpel) dengan mengadopsi teknologi yang mengizinkan pengguna jaringan mengakses sumber daya dalam jaringan dengan menggunakan satu akun (single sign on/SSO), pangkalan data pemohon terintegrasi, melalui satu situs web PVTPP, serta terkoneksi dengan data perizinan senasional berbasis teknologi informasi (online single submission/OSS).

“Pemohon juga tidak perlu lagi jauh-jauh ke loket layanan untuk sekadar menunjukkan dokumen asli. Layanan kian mudah karena menerapkan dokumen elektronik yang disertai QR code (koder QR) dan tanda tangan elektronik. Dokumen itu sah dan tanpa tanda tangan basah,” jelasnya.

Padu Satu pun dilengkapi verifikator administrasi dan penghubung antar lembaga (liaison officer/LO) unit kerja eselon I Kementan. Juga terdapat fasilitas konsultasi dan SMS center untuk pengaduan. Dari 42 perizinan dalam Simpel, sebanyak 15 layanan di antaranya dapat diselesaikan dalam tempo tiga jam.

Kebijakan tersebut selaras dengan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 24 Tahun 2018; mengantongi akreditasi ISO 9001:2008, ISO 9001:2015, dan ISO 37001:2016. Atas upayanya, PVTPP menyabet beberapa penghargaan, seperti prestasi layanan publik naik ke peringkat 4 dari sebelumnya 14, prestasi anti gratifikasi Terbaik dari Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Peringkat IV Penilaian Kinerja Anggaran Satker Pagu Sedang Kementan, dan Predikat Kepatuhan SPP dari Ombudsman.

Sumber : Agrofarm

Qyusi Consulting | Konsultan ISO, Pelatihan ISO, Sertifikasi ISO | Konsultan SMK3, Sertifikasi SMK3 | Dokumen ISO, CSMS dan SOP. Siap Membantu perusahaan Anda dengan Proses Fleksible menyesuaikan kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda