Cara Mempertahankan QMS Berbasis ISO 9001 Anda Setelah Sertifikasi
Menerapkan ISO 9001 bukanlah tugas yang mudah dan setelah proses sertifikasi berhasil dilewati, mungkin tampak bahwa bagian terbesar dari pekerjaan telah selesai. Tapi, jangan senang dan tenang terlalu lama karena pekerjaan nyata dengan SMM Anda baru akan segera dimulai. Setelah Anda mulai mempertahankan QMS, Anda akan melihat bahwa melewati sertifikasi bukanlah masalah jika semua aktivitas yang diperlukan oleh standar dilakukan.
Sangat sering, perusahaan tidak yakin apa yang perlu dilakukan sebelum audit surveilance, dan karena itu tidak mengumpulkan informasi yang diperlukan atau melakukan kegiatan yang diperlukan. Ini biasanya menyebabkan memanggil konsultan untuk memperbaikinya dan membantu mereka secara formal lulus audit sertifikasi. Ini hanyalah perbaikan cepat dan tidak benar-benar membawa nilai apa pun perusahaan kecuali memiliki sertifikat untuk memenuhi standar secara formal. Namun, setelah memiliki sertifikat selama beberapa tahun, ternyatatidak ada manfaat nyata bagi perusahaan, orang-orang mulai bertanya-tanya bagaimana cara menempatkan SMM mereka untuk bekerja.
Berubah Dari Fase “Plan” ke “Do”
Mengembangkan prosedur lebih mudah daripada mengimplementasikannya. Memastikan bahwa prosedur diikuti membutuhkan lebih banyak waktu daripada menulisnya. Setelah prosedur ditulis, dibutuhkan beberapa waktu untuk melatih karyawan untuk mengikuti mereka. Tentu saja, sebagian besar kegiatan sudah dilakukan bahkan tanpa standar, tetapi yang baru perlu waktu untuk diadopsi oleh karyawan.
Itulah mengapa penting untuk meningkatkan kesadaran pemilik proses terlebih dahulu untuk memastikan bahwa mereka akan menegakkan prosedur di antara karyawan. Ini pasti membutuhkan pengisian beberapa catatan tambahan dan melacak kegiatan, tetapi pada akhirnya, Anda akan memiliki lebih banyak data untuk dianalisis selama tinjauan manajemen dan ini akan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan fakta dan bukan asumsi.
Training
Sebagaimana disebutkan di atas, kegiatan baru pasti akan membutuhkan pelatihan tambahan dari karyawan. Hal yang baik adalah bahwa standar menyediakan organisasi dengan kerangka kerja tentang bagaimana mengidentifikasi kebutuhan dan merencanakan pelatihan bersama dengan persyaratan untuk mengukur efektivitas pelatihan. Pendekatan sistematis untuk kompetensi akan membantu organisasi tidak hanya untuk mencapainya mengenai persyaratan standar, tetapi juga untuk proses lain juga.
Juga, mengukur keefektifan pelatihan akan memberi Anda informasi tentang bagaimana orang benar-benar kompeten daripada hanya mengumpulkan sertifikat. Untuk informasi lebih lanjut, lihat: Bagaimana memastikan kompetensi dan kesadaran dalam ISO 9001: 2015.
Kami Qyusi Consulting merupakan konsultan ISO ternama di Indonesia, kami siap membantu perusahaan anda dalam penerapan ISO 9001
Pemantauan dan Pengukuran
Pemantauan dan pengukuran harus memberi Anda informasi tentang status sistem, proses, atau kegiatan dalam QMS Anda. Jika Anda mengatur pemantauan dan proses pengukuran dengan benar, itu akan memberi Anda informasi tentang kinerja proses Anda. Jika tidak, ini adalah sesuatu yang perlu dipertimbangkan selama peninjauan manajemen berikutnya.
Kepuasan Pelanggan
Menjadi salah satu prinsip terpenting di balik ISO 9001, fokus pelanggan ditunjukkan melalui pemantauan dan mengukur kepuasan pelanggan. Perusahaan harus menentukan seberapa sering akan melakukan survei untuk menentukan tingkat kepuasan pelanggan. Memiliki informasi yang relevan tentang bagaimana pelanggan mempersepsikan organisasi adalah masukan berharga untuk pengembangan lebih lanjut dari produk dan layanan dan perusahaan itu sendiri.
Fase “Check” and “Act”
Mengumpulkan informasi yang relevan tentang sistem melalui pemantauan dan pengukuran dan mengikuti prosedur proses akan memungkinkan manajemen puncak untuk melaksanakan prinsip terakhir ISO 9001, dan itu adalah pengambilan keputusan berbasis bukti. Audit internal yang terperinci dan menyeluruh akan memberi Anda informasi tambahan tidak hanya tentang tingkat kepatuhan, tetapi juga tentang kondisi seluruh sistem Anda. Bersama dengan informasi lain yang dikumpulkan di sepanjang proses bisnis, manajemen puncak akan mampu melakukan tinjauan manajemen yang baik dan bernilai tambah serta membuat keputusan yang mengarah pada peningkatan berkelanjutan dari sistem dan perusahaan.
