Pada tahap perencanaan atau persiapan auditor SMK3 harus mempersiapkan materi audit, bisa dalam
bentuk audit checklist sesuai kriteria yang ditetapkan dalam PP Nomor 50 Tahun 2012.
Pelaksanaan audit SMK3 paling sedikit dilakukan melalui tahapan:
1. Pertemuan Pembuka
Auditor dan pengurus perusahaan melakukan pertemuan awal sebelum proses atau pelaksanaan audit
dimulai. Pada pertemuan pembuka, auditor memaparkan rencana audit sesuai checklist yang sudah
dipersiapkan. Pada tahap ini tingkat audit (awal/transisi/lanjutan), waktu, lokasi, divisi, proses kerja yang
akan diaudit, dan petugas pendamping dalam pelaksanaan audit sudah ditetapkan.
2. Proses Audit SMK3
Pada proses audit ini, auditor akan melakukan pemeriksaan atas pelaksanaan SMK3 di perusahaan.
Pemeriksaan biasanya dilakukan dengan cara:
Kunjungan ke lapangan untuk orientasi
Wawancara kepada manajemen
Pemeriksaan semua informasi hasil wawancara
Pemeriksaan dokumen
Wawancara tenaga kerja
Pemeriksaan kondisi fisik lingkungan kerja.
Sesuai PP Nomor 50 Tahun 2012, ada beberapa elemen penerapan SMK3 yang akan diaudit, antara
lain:
Qyusi consulting siap membantu perusaaan anda dalam kepengurusan sertifikasi dan konsultan SMK3
- Pembangunan dan terjaminnya pelaksanaan komitmen
2. Pembuatan dan pendokumentasian rencana K3
3. Pengendalian perancangan dan peninjauan kontrak
4. Pengendalian dokumen
5. Pembelian dan pengendalian produk
6. Keamanan bekerja berdasarkan SMK3
7. Standar pemantauan
8. Pelaporan dan perbaikan kekurangan
9. Pengelolaan material dan perpindahannya
10.Pengumpulan dan penggunaan data
11. Pemeriksaan SMK3
12.Pengembangan keterampilan dan kemampuan
3. Pertemuan Tim Auditor SMK3
Dalam pertemuan ini, tim auditor SMK3 akan menganalisis, mengkaji, dan menentukan penilaian kriteria
sesuai hasil temuan. Ketentuan penilaian hasil audit SMK3 dibagi menjadi tiga kategori, di antaranya:
Selain penilaian di atas, juga dilakukan penilaian terhadap perusahaan berdasarkan kriteria yang
menurut sifatnya dibagi atas tiga kategori, yaitu:
Kategori Kritikal
Penilaian terhadap kriteria audit SMK3 dengan kategori kritikal ditetapkan terhadap temuan pada
peralatan/mesin/pesawat/instalasi/bahan, cara kerja, sifat kerja, lingkungan kerja dan proses kerja yang
dapat menimbulkan korban jiwa.
Kategori Mayor
Penilaian terhadap kriteria audit SMK3 dengan kategori kritikal ditetapkan terhadap:
Tidak memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan
Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3
Terdapat temuan minor untuk satu kriteria audit di beberapa lokasi.
Kategori Minor
Penilaian terhadap kriteria audit SMk3 dengan kategori minor ditetapkan terhadap ketidak-konsistenan
dalam pemenuhan persyaratan peraturan perundang-undangan, standar, pedoman, dan acuan lainnya.
Bagi perusahaan yang termasuk pada kategori kritikal atau mayor, maka dinilai belum berhasil
menerapkan SMK3 dan penilaian tingkat penerapan SMK3 tidak mengacu pada tabel di atas.
4. Pertemuan Penutup
Auditor dan pengurus perusahaan melakukan pertemuan penutup guna mengakhiri rangkaian audit
eksternal yang telah dilaksanakan. Dalam pertemuan ini auditor menyampaikan hasil temuan beserta
kriterianya, tindakan perbaikan atau peningkatan (bila perlu) serta memberitahukan hasil penilaian audit
dan pernyataan apakah perusahaan dinyatakan berhasil atau tidak berhasil menyandang sertifikat SMK3.
5. Penyusunan Laporan Audit SMK3
Lembaga audit akan membuat hasil laporan dan mengeluarkan laporan hasil audit SMK3 serta
memberikan rekomendasi tingkat pencapaian penerapan SMK3 perusahaan. Laporan audit SMK3 ini
akan menjadi bahan pertimbangan Menteri untuk memberikan penghargaan sesuai dengan tingkat
penerapan dan kategori penilaian hasil audit SMK3.
Bentuk laporan harus sesuai dengan PP Nomor 50 Tahun 2012, yang memuat:
Nama perusahaan yang diaudit dan jenis usahanya
Lingkup audit, meliputi nama tempat kerja yang diaudit, unit kerja proses/bagian tempat kerja, lokasi
audit, dan seterusnya.
Tingkat audit (awal/transisi/lanjutan)
Waktu dan tempat pelaksanaan audit
Tujuan audit
Tim auditor
Gambaran umum tempat kerja, mencakup proses produksi dan penerapan K3
Jadwal audit, mencakup kegiatan, waktu, keterangan, dan penghubung pada saat pertemuan awal,
pemeriksaan dan penilaian kriteria, dan pertemuan akhir.
Daftar kriteria audit dan pemenuhannya, mencakup keterangan nomor kriteria, kriteria yang tidak
berlaku, kesesuaian, dan ketidaksesuaian (mayor atau minor)
Penjelasan tentang kriteria yang tidak berlaku (elemen/kriteria yang tidak bisa diterapkan)
Uraian temuan ketidaksesuaian (uraian mengenai temuan yang tidak sesuai minor/mayor)
Tindak lanjut berupa saran perbaikan ketidaksesuaian
Hasil audit (kesimpulan presentasi perolehan hasil audit).
Data pendukung laporan audit, mencakup daftar pertemuan perusahaan yang diaudit dan respons
perusahaan terhadap tindak lanjut temuan ketidaksesuaian.
Tips Singkat Mempersiapkan Audit SMK3
Berikut beberapa rekomendasi dalam mempersiapkan organisasi agar sukses menghadapi audit SMK3:
Persiapkan seluruh pekerja dan pekerja yang terlibat dalam audit
Lakukan sosialisasi ulang terkait kebijakan K3 dan sasaran K3, pastikan seluruh pekerja memahaminya
dan terlibat dalam pencapaian sasaran tersebut. Pastikan juga seluruh pekerja telah dilatih untuk
melaksanakan tugasnya dengan aman.
Pastikan mereka tahu di mana menemukan prosedur, instruksi, dan formulir yang relevan untuk
melakukan kegiatan atau proses tertentu. Sosialisasikan kepada pekerja terkait audit SMK3, apa saja
yang akan diperiksa, dan kapan mereka akan diaudit.
Periksa seluruh dokumen dan informasi yang diperlukan
Pastikan daftar dokumen dan rekaman yang diperlukan untuk audit telah diperbarui.
Periksa juga bahwa
semua dokumen telah ditinjau, disetujui, dikomunikasikan dan diikuti oleh semua orang yang terlibat
dalam proses atau kegiatan.
Pastikan semua proses atau kegiatan kerja dilakukan dengan benar
Pastikan semua prosedur kerja, baik yang didokumentasikan atau tidak, sudah dipatuhi. Termasuk untuk
proses kerja yang kompleks, pastikan seluruh pekerja melakukannya dengan cara yang sama dan benar
sesuai prosedur.
Periksa seluruh tindakan pencegahan dan perbaikan
Lakukan peninjauan kembali dari hasil audit sebelumnya dan pastikan rekomendasi tindakan
pencegahan dan perbaikan telah dipenuhi atau dilakukan.
Semua ketidaksesuaian baik mayor atau minor harus dicatat dengan baik, diselidiki, dan tindakan
perbaikan sudah dilaksanakan pada saat audit. Pastikan tindakan perbaikan yang sudah dilaksanakan
dan ditutup memiliki verifikasi yang tepat dalam keefektifannya.
Periksa kondisi lingkungan kerja
Pastikan perusahaan Anda sudah memiliki tata graha yang baik (good houskeeping) dan menerapkan
metode 5S di tempat kerja. Dengan penataan area kerja yang baik akan membuat area kerja jadi lebih
bersih, rapi, aman, dan menyenangkan. Catatan, prosedur, dan dokumen yang relevan juga akan selalu
tersedia dan berada di tempat yang mudah untuk ditemukan.
Persiapkan audit secara profesional
Dalam menghadapi audit, pastikan perusahaan sudah memiliki struktur organisasi Panitia Pembina
Keselamatan dan Kesehatan Kerja (P2K3) yang telah disahkan oleh Dinas Tenaga Kerja setempat,
seorang ahli K3 umum, manual dan prosedur SMK3, sudah melakukan audit internal dan sudah
melakukan sosialisasi terhadap prosedur maupun sistem manual SMK3 yang ada.
Saat pelaksanaan audit, perlakukan auditor secara profesional. Hindari mempersiapkan semua dokumen,
informasi, dan lingkungan kerja yang akan diaudit secara tergesa-gesa mendekati waktu pelaksanaan
audit.
Komitmen dan keterlibatan dari semua tingkatan manajemen sangat diperlukan demi keberhasilan
penilaian penerapan SMK3. Agar perusahaan Anda lulus audit SMK3, ada satu hal yang tak kalah
penting yang harus Anda persiapkan. Ikut sertakan pekerja dalam pelatihan eksternal audit untuk
meningkatkan kesiapan mereka dalam menghadapi audit SMK3.
Salam safety!
Qyusi Consulting | Konsultan ISO, Pelatihan ISO, Sertifikasi ISO | Konsultan SMK3, Sertifikasi SMK3 | Dokumen ISO, CSMS dan SOP. Siap Membantu perusahaan Anda dengan Proses Fleksible menyesuaikan kondisi dan kebutuhan perusahaan Anda
